Bir kuaför salonunda Cumartesi sabahını düşünün. Üç koltuk dolu, makas sesi, kurutma makinesi. Telefon çalıyor. Kimse açamıyor. On dakika sonra tekrar çalıyor. Öğlen arasında bakıldığında dört cevapsız arama var ve bunlardan en az ikisi randevu için aramış, büyük ihtimalle de başka bir salona gitmiş.
Online randevu sistemi tam olarak bu sorunu çözmek için var. Bu yazıda nasıl çalıştığını, kimin işine yaradığını ve kurmadan önce nelere karar vermeniz gerektiğini anlatacağız.
Online randevu sistemi nasıl çalışır?
En basit haliyle: müşteriniz sitenize girer, hangi hizmeti istediğini seçer, takvimde boş saatleri görür, birini seçer ve adını, telefonunu, e-postasını yazar. Randevu sizin takviminize düşer, müşteriye onay e-postası gider. Randevudan bir gün önce de hatırlatma.
Arka tarafta sistem şunları bilir: hangi hizmet ne kadar sürüyor, hangi çalışan hangi hizmeti veriyor, çalışma saatleriniz, öğle aranız, tatil günleriniz ve dolu saatler. Siz bunları bir kez ayarlarsınız, gerisini sistem halleder.
Kimin işine yarar?
Günü randevuyla planlanan hemen her iş: diyetisyen, psikolog, fizyoterapist, diş hekimi, veteriner, kuaför, berber, güzellik salonu, masaj salonu, oto servis, fotoğraf stüdyosu, özel ders veren öğretmenler, danışmanlar, mali müşavirler.
Kimin işine yaramaz? Randevuların çok az olduğu, her işin uzun bir ön görüşme gerektirdiği yerler. Ayda beş müşteriyle çalışan bir mimarlık ofisinin online randevuya pek ihtiyacı yok, iyi bir iletişim formu yeterli.
Gerçekçi beklenti
Online randevu kurduğunuz anda telefonun susacağını düşünmeyin. Bazı müşteriler, özellikle yaşı ilerlemiş olanlar, yine de aramayı tercih eder. Ama şunlar değişir:
- Gece 23:00’te randevu almak isteyen müşteri sabahı beklemek zorunda kalmaz.
- Siz işinizin ortasında telefona bakmak zorunda kalmazsınız.
- “Hangi saatler boş?” sorusu ortadan kalkar.
- Hatırlatma e-postası sayesinde unutulan randevu sayısı azalır.
- Akşamları “şunu arayacaktım” listesi kısalır.
Kurmadan önce karar vermeniz gerekenler
Hizmetler ve süreleri
Hangi hizmetleri online randevuya açacaksınız? Her biri ne kadar sürüyor? İki randevu arasında hazırlık için boşluk gerekiyor mu? Bu soruların cevabını kâğıda yazmak kurulumun yarısı demek.
Onaylı mı, otomatik mi?
Randevu doğrudan kesinleşsin mi, yoksa siz onayladıktan sonra mı? Otomatik onay müşteri için daha rahat. Onaylı sistem ise her talebi görüp karar vermek isteyenler için uygun, ama hızlı dönüş yapmazsanız müşteriyi kaçırabilirsiniz.
İptal kuralı
Müşteri randevusunu ne zamana kadar iptal edebilir? Son dakika iptallerine karşı bir kural koyacak mısınız? Bazı işletmeler bunun için randevu sırasında küçük bir ön ödeme alıyor.
Hangi bilgileri isteyeceksiniz?
Ad, telefon ve e-posta çoğu zaman yeterli. Özellikle sağlık alanındaysanız formda gereğinden fazla bilgi istemeyin. Sağlık bilgisi KVKK açısından özel nitelikli veri sayılır ve korunması daha sıkı kurallara bağlıdır.
Hazır uygulama mı, kendi siteniz mi?
Randevu için hazır mobil uygulamalar ve platformlar da var. Bunlar hızlı başlamak için iyi bir seçenek olabilir. Dezavantajları: çoğu aylık abonelik ister, bazıları randevu başına komisyon alır ve müşteri sizi o platformun içinde başka işletmelerle yan yana görür.
Kendi sitenizdeki randevu sistemi ise sizin adresinizde, sizin markanızla çalışır. Müşteri bilgileri sizde kalır. Aylık abonelik yerine bir kere kurulum yapılır.
İşletmenize uygun online randevu sistemini kuruyoruz: mevcut sitenizin içine ya da ayrı bir panel olarak.